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ePro-SM - Projektmanagement Software und ERP Lösung

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Praxis-Tipps für effizientes Projektmanagement

Bei der Arbeit im Dienstleistungssektor sind grundlegende Kenntnisse über Projektmanagement und effiziente Software Tools für Projektmanagement und ERP (Enterprise Ressource Management) von großem Vorteil. Zum Thema Projektmanagement gibt es zwar eine Menge Literatur, allerdings werden teilweise theoretische Aspekte sehr in den Vordergrund gestellt. Daher möchten wir Ihnen hier einige Praxis-Tipps für die Projektarbeit in der Dienstleistungsbranche geben. Wir hoffen, Ihnen mit diesem praktisch orientierten Überblick die tägliche Projektarbeit zu erleichtern und Erfolge zu sichern.

 

Inhalt:

1. Projektziele abklären
2. Planen von Projekten mit Projektphasen
3. Verwendung von Meilensteinen oder Deadlines
4. Personalplanung und Arbeitsauslastung
5. Zwischenrechnungen einplanen
6. Verzögerungen und unerwartete Probleme einplanen
7. Klare Strukturen und Verantwortungen
8. Klare Vorgaben und Aufgaben
9. Regelmäßige Meetings
10. Projekt Controlling
11. Nachbesprechungen nach Projektabschluss
12. Nutzen Sie die Unterstützung durch ERP- und Projektmanagement Software

 

1. Projektziele abklären

Obwohl dieses Thema nicht zum eigentlichen Projektmanagement, sondern eher zur Projektplanung gehört, ist es immens wichtig, Ziele mit Kunden genau und (gerade bei neuen Kunden) im Detail abzuklären. Oft wird erst dadurch klar, was sich ein Kunde tatsächlich vorstellt oder was er braucht. Es ist äußerst wichtig, Projektziele mit allen Beteiligten abzuklären, bevor ein Projekt startet. Das mag selbstverständlich klingen, in der Praxis kommt es aber oft zu großen Zeitverlusten durch Missverständnisse und daraus resultierenden Fehlentwicklungen. Ein paar klare Sätze und eine klar kommunizierte Projektbeschreibung helfen große Zeitverluste zu vermeiden.

 

2. Planen von Projekten mit Projektphasen

Je komplexer ein Projekt ist, desto wichtiger ist eine gute Planung. Bei komplexeren Projekten zahlt sich in der Regel jede Minute, die in eine gute Planung investiert wurde, um ein Vielfaches wieder aus! Für die Planung und die Überwachung von Projekten hat sich die Einteilung von Projekten in Projektphasen bewährt, d.h. größere Projekte werden in inhaltlich sinnvolle Teilphasen aufgeteilt. Diese können getrennt genauer geplant und überwacht werden. Je nach verwendeter Software (z.B. bei ePro-SM) können Sie während einer Phase auch voraussehen, ob der geplante Arbeitsaufwand voraussichtlich überschritten wird, so dass Sie frühzeitig präventive Maßnahmen treffen können. Außerdem können Sie nach Projektabschluss die angefallene Arbeitszeit verwenden, um den Arbeitsaufwand zukünftiger Projekte genauer zu planen. Ein Darstellungsart, die sich für mehrphasige Projekte bewährt hat (und die in praktisch allen Softwarelösungen für Projektmanagement verwendet wird) ist der Ihnen sicher bekannte Gantt-Chart (nach Henry L. Gantt benannt, siehe Abb. 1). Im Gantt Chart werden Projektphasen als Balken dargestellt. Das in Abb. 1 dargestellte Projekt besteht beispielsweise aus drei Phasen, wobei jede Phase erst starten kann, wenn die vorhergehende abgeschlossen ist (dargestellt durch Pfeile zwischen den Projektphasen). Aus Abbildung 1 ist auch ersichtlich, dass schon eine Verzögerung von Phase 1 den Projektabschluss gefährden kann (da kein Puffer zwischen den Phasen eingeplant ist). Der Fortschritt der Arbeit einer Phase kann durch die „Füllung“ einer Phase angezeigt werden (siehe Phase 1 in Abb. 1, die zu ca. 1/3 fortgeschritten ist).

 


Abb. 1. Gantt-Chart Ansicht eines Projektes mit drei Phasen (vereinfachte Darstellung).

 

 

3.Verwendung von Meilensteinen oder Deadlines

Außer der Einteilung eines Projektes in Projektphasen hat sich auch die Verwendung von Meilensteinen oder Deadlines bewährt. Wenn ein fester Meilenstein vorgegeben ist und jedem klar ist, dass eine Phase bis zu einem bestimmten Termin abgeschlossen sein muss, dann werden sich alle Beteiligten bemühen diesen Termin zu halten. Wenn Sie für alle Projektphasen Meilensteine (oder Deadlines) vorgeben, können Sie außerdem schon frühzeitig erkennen, ob der Abschluss des gesamten Projektes gefährdet ist, nämlich wenn einzelne Meilensteine nicht gehalten werden und so darauffolgende Phasen verzögert werden (bei ePro-SM können Sie Überschreitungen von Deadlines und Phasen einfach anzeigen lassen, wobei selbst daraus resultierende Verzögerungen von Folgephasen angezeigt werden).

 

4. Personalplanung und Arbeitsauslastung

Zur Projektplanung gehört natürlich nicht nur die zeitliche Planung der Projektphasen sondern auch die Einplanung Ihrer Arbeitskräfte (Kapazitätsplanung) und anderer Ressourcen, z.B. Materialressourcen. Beachten Sie bei der Kapazitätsplanung die bisherige Arbeitsauslastung, Urlaub und evtl. Krankheit (dafür gibt es in ePro-SM eine einfache aber genaue Arbeitsauslastungsansicht für die Kapazitätsplanung). Überlegen Sie sich daher bei zeitkritischen Projekten schon im Vorfeld einen Plan B, für den Fall, dass Schlüsselpersonen krankheitsbedingt ausfallen. Halten Sie Ihre Angestellten auch dazu an Urlaub möglichst früh zu planen oder führen Sie Regeln für Urlaubseinreichung ein, die gewährleisten, dass die Performance Ihres Teams oder Abteilung gewährleistet ist.
Wenn Sie über ein eingespieltes Team verfügen, können Sie und Ihre Teammitglieder sicher sehr gut abschätzen, wie viel Zeit Sie für einzelne Projektphasen brauchen. Schwieriger werden die Kapazitätsplanung und die Schätzung des Arbeitsaufwandes, wenn verschiedene Teams, Abteilungen oder gar Firmen zusammenarbeiten. Planen Sie daher zwischen zeitkritischen Phasen genügend Puffer ein. Ebenso können Sie vor dem Ende von wichtigen Phasen „interne“ Deadlines einplanen, die einige Zeit vor dem eigentlichen Phasenabschluss liegen.

 

5. Zwischenrechnungen einplanen

Die Planung von Rechnungen ist bei kleineren Projekten kaum ein Thema. Bei Großprojekten kann eine ungünstige Rechnungslegung jedoch die Exisitenz einer Firma gefährden. Überlegen Sie sich daher gut, ob oder wie viele Zwischenrechnungen notwendig sind, um finanzielle Engpässe zu vermeiden. Da sich ein Projektabschluss durch Nachforderungen (oder Zeitmangel) Ihrer Kunden über Monate verschieben kann, sollten Rechnungen „nach Projektabschluss“ bei größeren Projekten vermieden werden (bei ePro-SM können Sie einstellen, dass Sie oder die verantwortliche Person automatische eMail-Erinnerungen für Rechnungen erhalten, entweder bei Projektabschluss oder wenn ein bestimmtes Arbeitspensum erreicht ist).

 

6. Verzögerungen und unerwartete Probleme einplanen

Je länger Projekte laufen oder je mehr Personen beteiligt sind, desto wahrscheinlicher ist es, dass unerwartete Probleme und Verzögerungen auftreten. Besonders wenn mehrere Abteilungen oder verschiedene Firmen beteiligt sind, sind Verzögerungen fast vorprogrammiert. Rechen Sie daher mit Verzögerungen und planen Sie diese schon im Vorfeld bei der Projektplanung mit ein. Selbstverständlich ist es unwirtschaftlich, zu viel Puffer oder Arbeitskräfte für Unvorhergesehenes einzuplanen (auch demotiviert zu wenig Arbeit die meisten Angestellten wohingegen eine in Maßen erhöhte Arbeitsauslastung oft motivationssteigernd wirkt). Um wettbewerbsfähig zu bleiben und Ihren Kunden attraktive Angebote anbieten zu können, ist daher eine gute Balance zwischen genügend Puffer für Unvorhergesehenes und straffer Projektplanung notwendig. Je besser Sie sich vertraglich absichern (in Angeboten oder Verträgen mit Kooperationspartnern), desto einfacher fällt es in der Regel Projekte straff zu planen.

 

7. Klare Strukturen und Verantwortungen

Klare Strukturen und genau festgelegte Verantwortungen sind für einen flüssigen Arbeitsablauf und den erfolgreichen Projektabschluss äußerst wichtig. Jeder Beteiligte sollte genau wissen, was seine Aufgabe ist und welche Verantwortung er hat. Ansonsten kommt es leicht zu Versäumnissen und Missverständnissen, frei nach dem Motto „ich dachte das macht Herr XY“. Kompetenzen und Verantwortungen können auch schriftlich fixiert und verteilt werden. Auch Vorgehensweisen sollten klar abgesprochen werden, beispielsweise wer wann informiert wird, wenn es zu Probleme kommt.
Wenn die an einem Projekt beteiligten Personen direkten Kundenkontakt haben, ist auch eine klare Kommunikation der Verantwortlichkeiten für Ihre Kunden wichtig.

 

8. Klare Vorgaben und Aufgaben

Nur klar definierte Aufgaben und Ziele ermöglichen es Ihren Angestellten erfolgreich Projektphasen abzuschließen.  Wenn nur vage abgesprochen ist, was Sie oder Ihre Kunden erwarten, ist ein Misserfolg wahrscheinlich und zudem werden Ihre Angestellten demotiviert. Denn oft bemühen Sie sich, doch wegen der unklaren Arbeitsanweisung wird Ihre Arbeit nicht anerkannt. Auch für die Qualitätssicherung sind klare Anweisungen und Ziele wichtig. Nur wenn klar und am besten wiederholt kommuniziert wird, welche Anforderungen, Berichte, Analysen oder sonstige Resultate erfüllen müssen, werden Sie einen hohen Qualitätsstandard erreichen und halten können. Möglichst sollten dieselben Vorgaben für alle Beteiligten (oder Teams) gelten, damit keine Unklarheiten entstehen, weil manches bei verschiedenen Personen oder Teams verschieden gehandhabt wird.

 

9. Regelmäßige Meetings

Regelmäßige Meetings haben in der Praxis meistens das Ziel den oder die Projektleiter und Phasenverantwortlichen auf den aktuellen Stand zu bringen. Regelmäßige Meetings helfen aber auch Missverständnissen vorzubeugen, gerade zu Beginn eines Projektes. Aber auch bei fortgeschrittenen Projekten entpuppen sich Probleme oder Missverständnisse oft erst später. Sie können regelmäßige Treffen auch nutzen, um Ziele, Verantwortungen und Vorgehensweisen bei Bedarf zu wiederholen, damit Vorgaben nicht in Vergessenheit geraten. Gerade beim Durchsetzen neuer Strukturen lohnt es sich diese regelmäßig in Erinnerung zu rufen.
Werden Projekte von mehreren Teams, Abteilungen oder verschiedenen Firmen bearbeitet, sind regelmäßige Treffen, oder wenigsten Videokonferenzen besonders wichtig. Dabei geht es nicht nur um den fachlichen Austausch, sondern auch darum, dass sich alle Beteiligten persönlich kennen lernen. Die persönliche Kenntnis aller beteiligten kann die Zusammenarbeit enorm erleichtern und sozialen Spannungen vorbeugen. Nicht zu unterschätzen sind auch Konflikte durch Konkurrenzdenken. Innerhalb von etablierten Teams  kommt dies seltener vor, bei der Zusammenarbeit mehrerer Teams oder Abteilungen kann es aber durchaus zu einem Problem werden.

 

10. Projekt Controlling

Das Controlling ist ein wesentlicher Bestandteil des Projektmanagements (und der Projektanalyse). Dazu gehört es den Fortgang der Projektphasen zu überprüfen, um gegebenenfalls korrigierend in die Projektdurchführung einzugreifen. Bei den meisten Softwarelösungen wird während der Projektarbeit in regelmäßigen Abständen geschätzt, wie weit jede Projektphase fortgeschritten ist. Diese Schätzung wird dann beispielsweise durch den Projektmanager in die Software eingegeben. In der Praxis hat es sich allerdings gezeigt, dass diese Art der Abschätzung relativ zeitaufwendig und ungenau ist. Denn zum einen muss der Projektmanager viel Arbeit aufwenden, um von allen Beteiligten die entsprechenden Informationen  zu sammeln. Zum zweiten kennen die Personen, die direkt an einer Phase arbeiten, den Fortschritt der Phase am besten und können die verbleibende Arbeitsmenge am besten einschätzen. Hinzu kommt, dass Informationen (beispielsweise unerwartete Änderungen, die zu Verzögerungen führen können) nicht immer selbstständig an Projektleiter weitergegeben werden. Das passiert (oft ohne bösen Willen) gerade in Zeiten hoher Arbeitsauslastung, also gerade dann, wenn die Informationsweitergabe besonders wichtig wäre. Aus all diesen Gründen erfolgt in ePro-SM die Fortschrittsberechnung nicht anhand einer manuell einzugebenden Prozentzahl, sondern anhand der tatsächlich aufgewendeten Arbeitsstunden (aus dem Zeiterfassungsmodul) und den geplanten Arbeitsstunden. Sie können auch einstellen, dass Phasenverantwortliche in regelmäßigen Abständen (beispielsweise alle zwei Tage oder jede Woche) das Ende der Phase und den verbleibenden Arbeitsaufwand abschätzen. So ist der Projektmanager durch einen einzigen Blick in sein ePro-SM System stets auf dem aktuellsten Stand. Die langwierige Beschaffung von Informationen wird so sehr vereinfacht.
Auch die Kostenkontrolle (z.B. Materialkosten) gehört zum Projekt-Controlling. Es empfiehlt sich geplante und tatsächliche Kosten stets im Blick zu haben. Glücklicherweise ist es oft leichter Materialkosten (oder auch Kosten für zugekaufte Dienstleistungen) zu planen als die Arbeitskraft Ihrer Angestellten. Eine genaue Projektplanung und klar definierte Regelungen über Zusatzkosten (in den Verträgen mit Ihren Kunden) können mögliche Probleme im Vorfeld verhindern.

 

11. Nachbesprechungen nach Projektabschluss

Nach Projektabschluss werden Sie sicher zunächst die verbrauchten und geplanten Ressourcen (Arbeitszeit und Kosten) analysieren, um einen Überblick über die Performance Ihres Teams zu erhalten und um zukünftige Projekte besser planen zu können. Ebenso werden Sie, je nach Branche, mit der Qualitätssicherung über das Projekt sprechen. Aber auch Nachbesprechungen mit allen Beteiligten lohnen sich sowohl für Sie als Projektmanager sondern auch für beteiligte Angestellte, da sie eine unschätzbare Chance bieten, aus Problemen zu lernen. Wenn Sie diese Chance nutzen, können Sie Ihre Performance von Projekt zu Projekt deutlich verbessern. Nach Projektabschluss ist für Angestellte auch ein Feedback von Ihnen als Projektleiter sehr wichtig, nicht nur um Probleme in Zukunft zu vermeiden, sondern auch wegen der Motivation Ihrer Angestellten. Selbst wenn eine Projektphase nicht gut gelaufen ist, so zeigt ein persönliches Feedback, dass dem Projektmanager oder Vorgesetzten etwas an der Arbeit des Angestellten liegt und ihm die Verbesserung der Arbeit wichtig ist. Ein positives Feedback kann nicht nur die Arbeitszufriedenheit sondern auch den zukünftigen Arbeitseinsatz fördern.
Auch eine Nachbesprechung mit Ihren Kunden (im Rahmen Ihres After Sales Management oder - Marketing) kann sehr nützlich sein. Oft erfahren Sie nur durch gezieltes Nachfragen, was dem Kunden an einem Projekt nicht gefallen hat oder womit er besonders zufrieden war. Nutzen Sie diese Information für zukünftige Projekte oder auch für Ihr Marketing, beispielsweise indem Sie erfahren, wie Sie die Kundenzufriedenheit erhöhen könnten, oder auf welche Maßnahmen Sie verzichten können.

 

12. Nutzen Sie die Unterstützung durch ERP- und Projektmanagement Software

Auch wenn die Anschaffung oder das Mieten einer geeigneten Softwarelösung zunächst Kosten verursacht, sollte man auf keinen Fall auf die Unterstützung einer guten Software verzichten. Überlegen Sie einfach wie viele Arbeitsstunden Ihre Projektmanager oder Ihre Controlling Abteilung in einem einzigen Jahr für Routinearbeiten aufwenden müssen, die eigentlich der Computer erledigen könnte. Anhand der entsprechenden Gehälter können Sie dann schnell abschätzen, welche Kosten aufgewendet werden, wenn Sie auf die Unterstützung einer guten Softwarelösung verzichten.
Bei der Wahl der Software stellt sich zunächst die Frage, ob Sie verschiedene, getrennte Programme verwenden möchten, also beispielsweise ein Zeiterfassungssystem und ein separates Projektmanagementtool, oder ob Sie lieber ein ERP System (Enterprise Resource Planning) aus einem Guss anstreben (wie beispielsweise ePro-SM), in dem Zeiterfassung, Projektplanung und Projektmanagement, HRM (Human Resource Management), Controlling, etc. integriert sind. Nicht zu unterschätzen ist der Faktor Benutzerfreundlichkeit. Wenn die Bedienung Ihrer ERP Lösung kompliziert ist, ist es sehr unwahrscheinlich, dass alle Angestellten den vollen Funktionsumfang ausnutzen. Bei manchen Systemen braucht man sogar einige Monate bis die Software flüssig läuft und sich jeder daran gewöhnt hat. Daher sollte die Bedienung intuitiv oder zumindest leicht erlernbar sein. Machen Sie sich auch selbst mit allen Funktionen vertraut. Das bedeutet am Anfang vielleicht etwas Zeitaufwand, aber möglicherweise entdecken Sie Funktionen, die Ihnen später viel Arbeit abnehmen.
Ein weiteres Kriterium für die Wahl Ihrer ERP Software ist die Frage, ob Ihre Angestellten auf verschiedene Standorte verteilt sind, d.h. ob eine lokal installierte Software reicht oder ob Sie ein System brauchen, das von überall erreichbar ist. Sollen Ihre Angestellten von überall aus auf Ihr ERP System zugreifen können, beispielsweise für die Zeiterfassung oder Projektarbeit, bieten sich Serverlösungen (d.h. Programme, die auf einem Firmenserver installiert sind) oder online-Lösungen (Stichwort „Cloud Computing“) an (ePro-SM ist für beide Varianten einsetzbar). Abgesehen davon, dass Sie Ihre Projekte von überall aus einsehen können, ist der Vorteil von online Lösungen, dass Sie die Software meistens je nach Bedarf buchen können (flexible Nutzerzahl und Nutzungsdauer). Reine Desktop-Anwendungen ohne Serveranbindung, beispielsweise für die Projektplanung, sind oft nur von begrenztem Nutzen.
Welche Softwarelösung Sie auch wählen, Sie werden durch deren Verwendung eine Menge Zeit sparen und Projekte viel einfacher erfolgreich abschließen. Und nicht zuletzt ersparen Sie sich und Ihren Angestellten eine Menge Stress (beispielsweise durch spät bemerkte Enpässe) und haben mehr Zeit für wichtige Aufgaben, Optimierungen und Strategien. Bei den meisten Anbietern können Sie Testversionen beantragen und so selbst den Funktionsumfang und die Bedienung der entsprechenden Systeme testen. Von dieser Möglichkeit sollten Sie auf jeden Fall Gebrauch machen.

 

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